Belege, Unterlagen zum Jahresabschluss, Fristen je Mandat.
Ihre Kunden schicken Unterlagen per WhatsApp und E-Mail? Ein Portal räumt das auf.
Ein Portal, in dem Ihre Kunden Unterlagen ablegen und abholen – ohne Anhänge, ohne Nachfragen, ohne Suchen im Postfach.
Mo–Fr 7:30–17:30 Uhr · Rückruf innerhalb einer Stunde in den Geschäftszeiten · Sie sprechen direkt mit einem Techniker aus der Region Wir rufen Sie am nächsten Werktag ab 7:30 Uhr zurück
Lieber erst selbst nachsehen? Sechs Fragen zu Ihrer Lage
Rückruf anfordern – innerhalb einer Stunde
Name und Telefonnummer genügen. Wir rufen zurück und klären am Telefon, was los ist.
Werktags 7:30–17:30 Uhr. Außerhalb melden wir uns am nächsten Werktag bis 8:30 Uhr.
Lieber selbst anrufen? Jetzt anrufen: +49 6581 81 99 746
Vier Zusagen, auf die Sie sich verlassen können
- Sie bekommen werktags innerhalb einer Stunde einen Rückruf (7:30–17:30 Uhr).
- Sie haben einen festen Ansprechpartner mit Namen.
- Sie wissen vorher, was es kostet: monatlicher Festpreis pro Arbeitsplatz, ohne Überraschungen auf der Rechnung.
- Sie müssen Ihren alten Dienstleister nicht selbst anrufen – wir holen Zugänge und Unterlagen ab und übernehmen ohne Stillstand.
4,99
82 Bewertungen auf ProvenExpert
- über 500 betreute Betriebe
- seit 2016
- 13 Mitarbeitende
- Saarburg, Konz, Kirn und Wecker (LU)
- Securepoint Expert
- Förderung möglich
Herstellerpartnerschaften
-
Microsoft Partner
-
MailStore Partner
-
Securepoint Expert
-
Veeam Cloud & Service Provider
Registered
-
TERRA Servicepartner · Wortmann AG
Autorisierter Service- und Vertriebspartner
Namen und Stufen so, wie sie beim Hersteller geführt werden.
Kommt Ihnen das bekannt vor?
Die meisten rufen uns nicht an, weil sie einen Anbieter suchen, sondern weil etwas ansteht.
Unterlagen kommen über fünf Wege
Ein Foto per Messenger, ein Anhang per Mail, ein Umschlag per Post. Was fehlt, merkt man später.
Dieselbe Frage jeden Tag
„Wie weit ist es?“ – und jemand aus Ihrem Team erklärt es zum dritten Mal am Telefon.
Nachweise sind mühsam
Wer hat was wann geschickt? Die Antwort steckt in einem Postfach, an das gerade niemand herankommt.
Was das Portal kann
Nur Funktionen, die im Alltag wirklich gebraucht werden.
- Upload und Download mit Ordnerstruktur je Kunde
- Fristen je Vorgang, mit automatischen Erinnerungen
- Nachrichten im Portal statt E-Mail-Ketten
- Rechte je Nutzer: wer sieht und darf was
- Protokoll: wer hat wann was hochgeladen oder gelesen
- E-Mail-Eingang mit automatischer Zuordnung (Ausbaustufe)
Der Zuschnitt entsteht in der Demo. Was Sie nicht brauchen, bauen wir nicht ein.
Eine Frage dazu? Rufen Sie an. Sie bekommen am Telefon eine Antwort, keine Ticketnummer.
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Für wen sich ein Portal lohnt
Überall dort, wo viele Dokumente von vielen Kunden kommen.
Rechnungen, Beschlüsse, Unterlagen von Eigentümern und Dienstleistern.
Verträge, Schadensmeldungen, Nachweise – mit klarem Protokoll.
So läuft es ab
Vier Schritte, mehr ist es nicht.
-
Sie rufen an oder buchen den Check
Werktags zwischen 7:30 und 17:30 Uhr meldet sich innerhalb einer Stunde jemand bei Ihnen.
-
Kostenloser IT-Check, 30 Minuten
Wir sehen uns an, was da ist, was fehlt und was es kosten darf. Sie bekommen das Ergebnis schriftlich.
-
Wechsel ohne Stillstand
Zugänge und Unterlagen holen wir beim alten Dienstleister ab. Sie müssen dort nicht anrufen.
-
Fester Ansprechpartner
Ab dann wissen Sie, wen Sie anrufen – und die Person weiß, wie es bei Ihnen aussieht.
Eine Frage dazu? Rufen Sie an. Sie bekommen am Telefon eine Antwort, keine Ticketnummer.
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Was Sie davon haben
Drei Dinge ändern sich, sobald sich jemand kümmert.
Ruhe
Die immer gleichen Nachfragen hören auf. Ihr Team arbeitet, statt den Stand vorzulesen.
Kontrolle
Sie sehen, wer was wann geschickt und gesehen hat. Im Streitfall ist das mehr wert als eine Erinnerung.
Planbare Kosten
Fester Betrag im Monat. Der Aufwand sinkt mit jedem Kunden, der das Portal nutzt.
Technik, die das trägt
Ein Zugang je Kunde statt geteilter Passwörter, Unterlagen und Stände an einer Stelle, Nachweis über das, was geschickt wurde – mit Ihrem Namen darauf.
Förderfähig?
Ist ein Kundenportal förderfähig?
Digitale Kundenprozesse gehören in mehreren Bundesländern zu den geförderten Vorhaben. Ob es bei Ihnen passt, hängt von Größe, Standort und Vorhaben ab – das klären wir im Fördercheck.
Saarland
DigitalInvest KMU
bis 50 % für kleine Unternehmen (bis 50 Beschäftigte), bis 30 % für mittlere
bis 12.500 € Zuschuss, in der Plus-Förderung bis 20.000 €
Rheinland-Pfalz
Betriebsberatungsprogramm
Zuschuss je Beratungstag
bis 500 € je Beratungstag, bis 20 Beratungstage in 4 Jahren
Bund
BAFA-Beratungsförderung
Zuschuss zur Beratung
50 % Zuschuss, bis 1.750 € je Beratung
Stand 16. Oktober 2026. Programme und Bedingungen im Detail
Kostenloser Fördermittel-Check
Den Antrag und die Korrespondenz mit den Behörden übernimmt Solution_re, unsere unabhängige Fördermittelberatung. Geprüft wird für Rheinland-Pfalz, Saarland und Nordrhein-Westfalen.
Fördermittel prüfen lassenEine Frage dazu? Rufen Sie an. Sie bekommen am Telefon eine Antwort, keine Ticketnummer.
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Zwei Betriebsvarianten
In beiden Fällen unter Ihrem Namen und Ihrer Domain.
Im Rechenzentrum Losheim
Betrieb durch uns, Standort Deutschland.
- Keine eigene Hardware nötig
- Updates, Sicherung und Überwachung durch uns
- Schnell startklar
- Monatliche Pauschale
Auf Ihrem Server
Im eigenen Netz, wenn Ihre Vorgaben das verlangen.
- Daten bleiben physisch bei Ihnen
- Sinnvoll bei strengen internen Vorgaben
- Betreuung auf Wunsch durch uns
- Sicherung muss mitgedacht werden
Das bestehende Produkt dokuaustausch.de nutzen wir unverändert weiter, wenn es für Sie passt – dann sparen Sie sich ein eigenes Portal.
Was es kostet
Wovon der Aufwand beim Portal abhängt
Ein Portal ist kein Produkt von der Stange. Diese Punkte bestimmen den Umfang.
- Wie viele Kundenzugänge Sie brauchen – zwanzig oder zweitausend.
- Wie viele verschiedene Unterlagenarten mit eigenen Fristen es gibt.
- Ob Erinnerungen nur per E-Mail laufen oder zusätzlich per SMS.
- Ob das Portal an Ihre bestehende Software andockt oder allein steht.
- Betrieb im Rechenzentrum oder auf einem Server bei Ihnen.
Zeitlicher Aufwand
- Erstgespräch
- 30 Minuten
- Aufbau
- zwei bis vier Wochen
- Ihre Mitarbeit
- die Liste der Unterlagen, etwa ein halber Tag
- Einweisung Ihres Teams
- 60 Minuten
- Erste Kundenzugänge
- am selben Tag
Angebot nach dem Erstgespräch. Wenn Sie bereits ein Portal haben, das niemand nutzt, sehen wir uns zuerst an, warum – das kostet nichts.
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Was Kunden schreiben
„Unser Problem das den Laptop praktisch lahm gelegt hat wurde professionell und in Rekordzeit behoben.“
„Hier wurde umgehend reagiert, am selben Tag die Hardware vor Ort inspiziert und noch in der selben Woche das Problem gelöst.“
„Auch in schwierigen Fällen hat sich seine Firma als zuverlässiger Partner erwiesen.“
Nachzulesen bei ProvenExpert · Abgerufen am 14. Oktober 2026.
Wer das macht
Sie sprechen mit dem, der es umsetzt.
Bei uns führt nicht der Vertrieb das Gespräch und reicht es danach weiter. Geschäftsführer Frank Schenkewitz sieht sich Ihr Ergebnis selbst an – und dieselben Leute, die beraten, setzen es später auch um.
- Kein Callcenter, keine Weiterreichung
- Seit %{jahr} in Saarburg, %{anzahl} Mitarbeitende
- Dieselben Ansprechpartner, auch danach
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Wenn Ihr bisheriger Dienstleister nicht mehr liefert
Wenn Ihr bisheriger Dienstleister nicht mehr liefert
Der häufigste Grund für einen Anruf bei uns. Der Wechsel ist weniger Arbeit, als die meisten befürchten.
- Zugänge, Passwörter und Unterlagen holen wir beim alten Dienstleister ab. Sie müssen dort nicht anrufen.
- Nach einem kurzen Vorgespräch steht der Festpreis – bevor wir anfangen, nicht danach.
- Die Dokumentation Ihrer IT gehört Ihnen. Sie bleibt bei Ihnen, auch wenn Sie uns eines Tages wieder verlassen.
- Der laufende Betrieb geht weiter, während wir übernehmen. Kein Stillstand, kein Umzug am Wochenende.
Anrufen
Was passiert, wenn Sie anrufen
Drei Schritte. Keine Warteschleife, kein Ticketsystem, kein Vertrieb.
-
Sie rufen an
Werktags zwischen 7:30 und 17:30 Uhr geht jemand ran, der die Gegend kennt. Außerhalb der Zeiten hinterlassen Sie Name und Nummer.
-
Kurzes Gespräch, wo es hakt
Wir fragen, was bei Ihnen gerade nicht läuft und was daran am meisten stört. Länger als zehn Minuten dauert das selten.
-
Konkreter Vorschlag mit Festpreis
Sie bekommen schriftlich, was wir tun würden und was das kostet. Erst danach entscheiden Sie, ob daraus etwas wird.
Im Gespräch prüfen wir kostenlos mit, ob für Ihr Vorhaben Fördermittel infrage kommen.
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Häufige Fragen
Was kostet die Betreuung?
Sie zahlen einen monatlichen Festpreis pro Arbeitsplatz. Wie hoch er ist, hängt davon ab, was bei Ihnen läuft. Nach dem kostenlosen IT-Check bekommen Sie ein festes Angebot – schriftlich und ohne versteckte Posten.
Wie lange binde ich mich?
Die Vertragslaufzeit beträgt 12 Monate.
Was passiert mit dem, was Kunden uns bisher geschickt haben?
Das bleibt, wo es ist. Das Portal beginnt mit dem Tag, an dem es startet – alte Mailverläufe rückwirkend einzusortieren, lohnt sich selten.
Wem gehören die Daten im Portal?
Ihnen. Sie liegen im Rechenzentrum der KÜS DATA in Losheim am See, und der Vertrag zur Auftragsverarbeitung kommt mit dem Angebot.
Wie schnell helfen Sie, wenn ein Kunde nicht hineinkommt?
Werktags innerhalb einer Stunde. Die häufigsten Fälle – vergessenes Passwort, falsche Adresse – können Sie selbst lösen; das zeigen wir Ihnen bei der Einrichtung.
Müssen unsere Kunden etwas installieren?
Nein. Das Portal läuft im Browser, auch auf dem Handy. Wer lieber anruft, ruft weiter an – das Portal nimmt Ihnen die Nachfragen ab, es ersetzt nicht das Gespräch.
Läuft das Portal unter unserem Namen?
Ja, mit Ihrem Namen, Ihrer Adresse und Ihrem Erscheinungsbild. Ihre Kunden sehen Sie, nicht uns.
Müssen alle Kunden mitmachen?
Nein. Wer lieber anruft oder Mails schickt, tut das weiter. Das Portal nimmt Ihnen die Nachfragen derer ab, die es nutzen.
Eine Frage dazu? Rufen Sie an. Sie bekommen am Telefon eine Antwort, keine Ticketnummer.
Mo–Fr 7:30–17:30 Uhr · Rückruf innerhalb einer Stunde in den Geschäftszeiten · Sie sprechen direkt mit einem Techniker aus der Region Wir rufen Sie am nächsten Werktag ab 7:30 Uhr zurück
Lassen Sie uns 30 Minuten draufschauen.
Der kostenlose IT-Check zeigt, wie viel Zeit der Kundenkontakt heute kostet.
Ihre Anfrage
Drei Angaben genügen. Werktags melden wir uns innerhalb einer Stunde.
Mo–Fr 7:30–17:30 Uhr · Rückruf innerhalb einer Stunde in den Geschäftszeiten · Sie sprechen direkt mit einem Techniker aus der Region Wir rufen Sie am nächsten Werktag ab 7:30 Uhr zurück
Rückruf anfordern – innerhalb einer Stunde
Name und Telefonnummer genügen. Wir rufen zurück und klären am Telefon, was los ist.
Werktags 7:30–17:30 Uhr. Außerhalb melden wir uns am nächsten Werktag bis 8:30 Uhr.
Lieber selbst anrufen? Jetzt anrufen: +49 6581 81 99 746